Manuale utente
Configurazione di Piko
Introduzione
La configurazione della flotta, in Piko, avviene solitamente tramite l’invio ad Alias2k di file tabellari con tutte le informazioni. In alternativa, Piko può essere integrato con un ERP e raccogliere in autonomia tutte le informazioni sulla flotta. Cionondimeno, è possibile per gli utenti creare e configurare manualmente la propria flotta. Vediamo come nelle prossime sezioni.
La flotta è organizzata su Piko su due livelli:
- Modello: costituito dal brand del produttore + la sigla del modello (es. Caterpillar 300.9).
- Asset: il singolo seriale corrispondente alla macchina o attrezzatura vera e propria. Ogni asset farà sempre parte di un modello.
La flotta è consultabile tramite la lista Modelli sul menu principale. Tutti i modelli e gli asset sono ricercabili utilizzando il campo di ricerca in basso a sinistra.
Creazione o modifica di un modello
Cliccare su Modelli e cliccare sul pulsante Aggiungi in alto a destra. Nella finestra che si aprirà, inserire il nome del modello che si desidera aggiungere alla flotta.
Inserendo il nome, Piko effettuerà una ricerca su tutti i modelli presenti nel suo database. Se il modello in questione non fosse presente nel database, cliccare sul link Clicca qui presente nel sottotitolo della finestra, come da immagine.
Si aprirà un’altra finestra dove è possibile selezionare la marca del modello che si desidera aggiungere, cercando nella finestra “Marca”.Se la marca è presente nel database, selezionarla e procedere a scrivere il nome del modello nella finestra “Nome”, dopodiché cliccare su Aggiungi.Se la marca non fosse presente nel database, contattare Alias2k.
Una volta creato il modello, sarà possibile editare i seguenti campi:
- Identificativo: un codice parlante o un altro riferimento interno all’azienda.
- Famiglie: cominciare a digitare per selezionare una famiglia pre-esistente, oppure aggiungerne una nuova scrivendola direttamente e cliccando sull’icona “+” che comparirà nel menu a tendina sotto il campo di inserimento.
Nella sezione inferiore dello schermo si visualizzeranno la tab Asset e la tab Documenti. La prima conterrà l’elenco degli asset (vedi sotto); la seconda conterrà l’elenco di documenti associati al modello.
Per aggiungere manualmente uno o più documenti, cliccare su Aggiungi documenti, trascinare uno o più file nella finestra che comparirà o sceglierlo tra le cartelle del proprio computer cliccando su Scegli file.
Una volta selezionato uno o più file, si visualizzerà un elenco degli stessi; cliccare sul pulsante Modifica impostazioni accanto a ciascun file. Sarà possibile impostare:
- Visibilità del file (pubblica o privata)
- Funzione Sostituisci (se il file che stiamo caricando fosse in sostituzione di un file vecchio caricato precedentemente; la sostituzione avviene in base alla categoria di documento)
- Categoria: scegliere tra le categorie di documenti proposte. Queste categorie corrispondono a quelle che l’intelligenza artificiale di Piko conosce ed è in grado di interpretare quando si esegue l’import AI dei documenti; l’elenco comprende inoltre le categorie personalizzate (vedi sotto).
- Scadenza: inserire l’eventuale data di scadenza del documento.
Dopo avere inserito le informazioni desiderate, cliccare su Conferma per confermare l’upload dei documenti.
Creazione o modifica di un asset
Aprire un modello esistente o uno appena creato. Cliccare sul pulsante Nuovo asset, a destra nella sezione “Asset”.
Si aprirà una nuova scheda asset nella parte destra dello schermo. Riempire i campi Numero seriale (obbligatorio), Targa (se l’asset aggiunto ha una targa) e Identificativo (l’identificativo può essere utilizzato per rinominare l’asset con un codice parlante o un altro riferimento interno all’azienda). Salvare.
Una volta salvato il nuovo asset, sarà possibile aggiungere manualmente dei documenti: cliccare su Aggiungi documenti, trascinare uno o più file nella finestra che comparirà o sceglierlo tra le cartelle del proprio computer cliccando su Scegli file.
Una volta selezionato uno o più file, si visualizzerà un elenco degli stessi; cliccare sul pulsante Modifica impostazioni accanto a ciascun file. Sarà possibile impostare:
- Visibilità del file (pubblica o privata)
- Funzione Sostituisci (se il file che stiamo caricando fosse in sostituzione di un file vecchio caricato precedentemente; la sostituzione avviene in base alla categoria di documento)
- Categoria: scegliere tra le categorie di documenti proposte. Queste categorie corrispondono a quelle che l’intelligenza artificiale di Piko conosce ed è in grado di interpretare quando si esegue l’import AI dei documenti; l’elenco comprende inoltre le categorie personalizzate (vedi sotto).
- Scadenza: inserire l’eventuale data di scadenza del documento.
Dopo avere inserito le informazioni desiderate, cliccare su Conferma per confermare l’upload dei documenti.
Gestione delle categorie
Cliccando sulla voce Categorie dal menu principale, si accede a una lista di categorie di documenti, divisa in due tab:
- Default: sono le categorie censite e riconosciute da Piko (es. manuale operativo, certificato di conformità, ecc…), che l’AI assegna automaticamente ai documenti in fase di importazione (vedi sotto).
- Personalizzate: sono le categorie che l’utente può creare in autonomia, cliccando in alto a destra sul pulsante Crea. Una volta cliccato, è possibile dare un nome alla categoria di documento e definire se il documento
Importazione con intelligenza artificiale
Dal menu principale cliccare su Nuova importazione per avviare un nuovo import di documenti.
Selezionare uno o più documenti utilizzando il pulsante Apri percorso file oppure trascinando i file direttamente nell’area delineata dalla linea tratteggiata.
Non c’è bisogno di rinominare i file in maniera particolare. I file devono essere in formato .pdf o immagini .jpg o .png.
Una volta selezionati i file, il sistema sarà pronto a caricare.
Si visualizzerà un elenco di file, per ciascuno dei quali, sulla parte destra di ciascuna riga, sarà possibile decidere le impostazioni di divisione. La divisione dei file è utile nel caso di un file .pdf che contenga documenti diversi su più pagine. Il caso tipico è quello di un file con più documenti della stessa tipologia (es. un file con numerosi certificati di assicurazione). Piko non garantisce risultati ottimali nel caso di file che contengano più documenti di diversa tipologia.
Le opzioni di divisione sono le seguenti:
- Divisione smart: Piko deciderà autonomamente se e come dividere il file.
- Dividi tu il documento: sarà possibile stabilire un intervallo di pagine per dividere il documento (es. dividere ogni una, ogni due, ogni tre pagine, ecc.)
- Mantieni unito: Piko manterrà il documento unito, interpretandolo come documento unico da associare a un asset o a un modello unico.
L’impostazione di default è quella della divisione smart. Se si caricano documenti singoli si consiglia di lasciare l’impostazione su “Divisione smart”.
Una volta eventualmente impostati i parametri della divisione, cliccare sul pulsante Carica “n” file in basso a destra.
L’elaborazione AI si avvierà. In questa fase non è necessario che il software rimanga utilizzato. Sarà possibile ricollegarsi in qualsiasi momento e controllare lo stato dell’importazione cliccando sulla voce Importazioni nel menu principale.
Una volta che l’importazione è terminata, il software mostrerà una lista di azioni proposte. Ogni azione riguarda l’associazione di un documento (o di parte di un documento con più pagine) a un asset o a un modello.
Ciascuna azione è contrassegnata da uno stato.
- Affidabile: l’AI è sicura al 100% dell’associazione proposta (in rarissimi casi è stato riscontrato che l’AI riconosce una differente tipologia di documento, ma non commette errori nell’associazione dello stesso con il modello o l’asset corretto).
- Da controllare: l’AI non è sicura al 100% e richiede una revisione manuale
- Errore: l’AI non ha trovato informazioni necessarie sul documento, come ad esempio il numero seriale dell’asset o l’identificativo.
È possibile filtrare la lista di azioni per stato utilizzando i filtri in alto a destra.
Per ciascuna azione, cliccando sul pulsante Vista documento si può avere un’anteprima del documento stesso.
Nel caso di azioni da controllare o in errore, cliccare su Modifica per rivedere e inserire le informazioni mancanti:
- Azioni: è possibile modificare l’azione, decidendo se assegnare il documento a un asset, a un modello o se creare un nuovo asset o un nuovo modello da aggiungere alla flotta.
- Asset (o modello): è possibile selezionare l’asset o il modello, tra quelli presenti nella flotta, per associargli il documento.
- Visibilità documento:
- Privato: la visibilità predefinita di tutti i documenti assegnati agli asset (es. assicurazioni, certificati di conformità, ecc.). Se si collega un asset a Piko con un QR code (vedi sotto), i documenti privati saranno visualizzabili da chi scansiona il QR code con la fotocamera di uno smartphone solo autenticandosi su Piko con le proprie credenziali.
- Pubblico: la visibilità predefinita di tutti i documenti assegnati ai modelli (es. manuali operativi). Se si collega un asset a Piko con un QR code (vedi sotto), i documenti pubblici saranno visualizzabili da chi scansiona il QR code con la fotocamera di uno smartphone senza necessità di autenticarsi.
- Categoria: modificare la categoria del documento, selezionando tra quelle disponibili.
- Data di scadenza: inserire, se necessario, la data di scadenza del documento.
- Sostituire: se la stessa tipologia di documento è già presente su un asset o su un modello, il comportamento di default di Piko sarà sostituire il documento vecchio con quello nuovo appena caricato. È possibile deselezionare questa opzione per mantenere entrambi i documenti.
Una volta effettuate le modifiche, cliccare su Conferma in alto a destra per salvarle.
Quando si è accertato che tutte le azioni di Piko sono corrette, cliccare sul pulsante Esegui in alto a destra per confermarle. Tutti i documenti caricati saranno associati ai modelli o agli asset corrispondenti.
QR code
È possibile associare una macchina o un’attrezzatura al corrispondente profilo su Piko tramite QR code. Contattare Alias2k per ricevere i QR code dinamici di Piko.
Ogni QR code è neutro e può essere attaccato su un asset qualsiasi. Una volta attaccato, inquadrarlo con la fotocamera dello smartphone e visitare l’url associato.
La pagina web che si apre segnalerà che il QR code deve essere ancora associato. Cliccare su Associalo adesso per avviare la procedura.
Si aprirà Piko in versione mobile. La prima volta, sarà necessario effettuare l’accesso con le proprie credenziali.
Dopodiché il sistema chiederà l’accesso alla fotocamera dello smartphone e richiederà di scattare una foto al numero seriale, alla targa o a una targhetta identificativa dell’asset. Scattare la foto assicurandosi che la scritta sia chiara e che non ci siano altre scritte maggiormente in evidenza.
Scattando la foto, Piko leggerà il codice e assocerà il QR code all’asset.
Da questo momento, qualsiasi smartphone scansioni il QR code, visualizzerà i documenti pubblici di quell’asset.
Tornando su Piko e aprendo la scheda dell’asset che abbiamo associato al QR code, si vedrà che nella parte alta della scheda quel QR code sarà presente. Sarà possibile inserire un’etichetta per dare un nome al QR code (ad esempio, “Interno cabina”, “Braccio dell’escavatore”, ecc.).
Dalla scheda dell’asset è possibile disattivare il QR code cliccando sull’icona rossa in alto a destra.
È possibile associare molteplici QR code allo stesso asset.
Gestione famiglie
Nel menu principale selezionare la voce Famiglie. Apparirà un elenco delle famiglie presenti su Piko. Le famiglie possono essere aggiunte da questa sezione o dalla scheda di un modello (vedi sopra).
Nell’elenco è possibile verificare la quantità di modelli associati a ciascuna famiglia (la quantità è indicata dal numero nella colonna Modelli associati).
Per aggiungere una nuova famiglia, cliccare sul pulsante Crea in alto a destra. Per modificare le impostazioni di una famiglia preesistente, cliccare sulla famiglia che si desidera modificare dall’elenco.
In entrambi i casi si aprirà una finestra sul lato destro dello schermo, dove sarà possibile inserire o modificare i seguenti campi:
- Nome della famiglia
- Documenti obbligatori
I documenti obbligatori si scelgono tra le categorie di documenti personalizzate o censite da Piko. Selezionare una o più categorie di documenti dal menu a tendina.
Ognuna di queste categorie definirà l’obbligatorietà del documento su un modello o su un asset appartenente alla famiglia su cui si sta lavorando. Se, ad esempio, per la famiglia Telehandler è stato impostato il documento “Certificato di conformità” come obbligatorio, tutti i modelli o gli asset che fanno parte della famiglia Telehandler e che non hanno un certificato di conformità, mostreranno un alert.
Dall’impostazione dei documenti obbligatori, inoltre, è possibile decidere se per un documento obbligatorio deve essere obbligatoria anche la data di scadenza. In caso affermativo, il sistema renderà un alert sia quando su un asset o su un modello della famiglia su cui si sta lavorando sarà presente un documento scaduto, sia quando sarà presente un documento di cui si avvicina la scadenza (il valore temporale standard perché un documento sia considerato in scadenza è 15 giorni).
Per avere maggiori informazioni sui modelli associati a ciascuna famiglia, è possibile esportare un file tabellare: dal menu principale selezionare Modelli e cliccare sul pulsante Esporta in alto a destra.
Avvisi
Cliccando sulla voce Avvisi nel menu principale, si ottiene l’elenco di tutti gli asset o i modelli che presentano uno o più problemi con i documenti. I problemi con i documenti possono essere i seguenti:
- Documento mancante
- Data di scadenza mancante
- Documento in scadenza
- Documento scaduto
È possibile filtrare la lista per tipologia di problema, utilizzando i filtri in alto a destra.
In tutti i casi tranne a eccezione di quando il documento è mancante, nella colonna “Documento” della tabella è possibile vedere un’anteprima del documento cliccando sull’icona a forma di occhio.
Tali avvisi vengono mostrati da Piko in base alle impostazioni sui documenti obbligatori di cui si è parlato nel precedente paragrafo dedicato alla gestione delle famiglie.
In base alla tipologia di problema, nell’ultima colonna della tabella degli avvisi sarà presente l’icona per effettuare una funzione diversa:
- Se il documento è mancante, scaduto o in scadenza, sarà possibile caricarlo (la funzione di caricamento documenti è analoga a quella spiegata nella sezione dedicata alla gestione dei modelli e degli asset).
- Se la data di scadenza è mancante, sarà possibile modificare il documento per inserirla (la funzione di modifica del documento è analoga a quella spiegata nella sezione dedicata alla gestione dei modelli e degli asset).
È possibile esportare la lista degli avvisi in formato tabellare, cliccando sul pulsante in alto a destra Esporta.
Condivisione
Cliccando sulla voce Condivisione nel menu principale, è possibile gestire l’accesso a tutta la documentazione (pubblica e privata) degli asset.
Si può cercare una condivisione precedentemente impostata tramite il filtro di ricerca, si può filtrare l’elenco delle condivisioni per status (condivisioni in bozza, inviate, attive, scadute), oppure si può creare una nuova condivisione cliccando sul pulsante Crea nuova condivisione in alto a destra.
Così facendo, si aprirà una finestra nella parte destra dello schermo, dove sarà possibile impostare quanto segue.
Il nome della condivisione: un nome che consentirà all’utilizzatore di Piko di riconoscerla tra le altre.
La data di scadenza: indica la durata della validità di quella condivisione.
Asset da condividere: ricercare uno o più asset per numero seriale o identificativo interno.
Cliccare sui risultati che compariranno nel menu a tendina per aggiungere gli asset alla condivisione.
Contatto condivisione: stabilire se si vuole inviare l’accesso ai documenti tramite email o sms. Il testo dell’email o dell’sms è configurabile nella sezione sottostante “Messaggio”.
Una volta impostata la condivisione è possibile salvarla (sarà aggiunta alla lista in stato “Bozza”) o inviarla al contatto.
Il contatto riceverà un link con le seguenti funzionalità:
- Una volta aperto il link su un dato dispositivo (mobile o desktop), esso sarà valido soltanto su questo dispositivo.
- Cliccando sul link sarà possibile accedere all’elenco degli asset e dei modelli per i quali è stato fornito l’accesso alla documentazione.
- Se si è aperto il link su un dispositivo mobile o comunque su un dispositivo su cui è possibile inquadrare un QR code, se poi si inquadra il QR code di una specifica macchina che rientra tra quelle che ci sono state condivise, si accede direttamente alla documentazione completa (pubblica e privata) di quell’asset.
