Abbiamo deciso di adottare Piko circa sei mesi fa, principalmente per ottimizzare e snellire i processi di archiviazione di tutta la documentazione relativa agli asset a noleggio. 

Volevamo rendere la documentazione accessibile ai clienti in modo semplice e veloce, tramite l’utilizzo di QR code. Infatti, i principali problemi che volevamo risolvere riguardavano la fruibilità della documentazione da parte dei clienti e l’ottimizzazione del tempo che impiegavamo a gestire i documenti.

Per quanto riguarda i clienti, volevamo che potessero accedere facilmente ai documenti relativi a una macchina o un’attrezzatura noleggiata, in qualsiasi momento. Inoltre, volevamo assicurarci che i clienti fossero in linea con i requisiti di legge sulla sicurezza. 

Piko ci permette di farlo, perché gestisce tutti i documenti delle macchine e delle attrezzature, come i certificati di conformità, le verifiche INAIL, i manuali d’uso e manutenzione.

Alias ci ha supportato fin dall’inizio per configurare Piko con i documenti degli asset già esistenti e per inserire quelli dei nuovi asset acquistati. La sfida principale era l’allineamento nei nostri sistemi, in particolare tra il software di noleggio e Piko. In questo senso, stiamo finalizzando l’integrazione dei sistemi tramite API, che permetterà un allineamento automatico continuo. 

Ad oggi, il sistema è in continua evoluzione: siamo in grado di caricare i documenti autonomamente e l’intelligenza artificiale di Piko, istruita da Alias, è sempre più precisa nella lettura e nell’identificazione dei documenti.

Piko ha cambiato il nostro modo di gestire la documentazione consentendoci, come ho già detto, un notevole risparmio di tempo. Oltre alla lettura e all’associazione automatica dei documenti, adesso stiamo lavorando alla configurazione che ci permette di gestire anche le scadenze in modo automatico. 

Prima, questo processo era interamente manuale e richiedeva molto tempo. Grazie a Piko abbiamo dimezzato i tempi di gestione, abbiamo ridotto il consumo di carta e abbiamo centralizzato tutti i documenti su un’unica piattaforma, semplificando così sia il caricamento che la consultazione.

Abbiamo iniziato con una filiale pilota a Milano, che ci ha permesso di raccogliere feedback, sia da parte degli operatori che dei clienti, sull’utilizzo dei QR code. Da febbraio, abbiamo esteso l’utilizzo di Piko a tutte le nostre filiali e stiamo lavorando all’associazione delle macchine con i QR code.

I feedback dei clienti della filiale pilota sono stati molto positivi. Anche dai cantieri abbiamo ricevuto un ottimo riscontro. Si tratta di una customer experience nuova, in particolare per la facilità di accesso ai documenti di uso e manutenzione e ai certificati di conformità. I nostri clienti sono abituati a lavorare anche di notte, quando le filiali sono chiuse e la necessità di reperire la documentazione, che non può essere supportata da un nostro operatore, viene gestita interamente da Piko.

In futuro utilizzeremo anche la funzionalità di Piko per fornire ai clienti un accesso dedicato per la consultazione dei documenti relativi a tutti i loro noleggi, sia da ufficio che da cantiere.

È sicuramente uno strumento che ci aiuterà tantissimo: la produttività interna è cresciuta davvero molto, ed è estremamente utile poter condividere in maniera automatica tutti i documenti con i clienti.

Nella strategia del nostro gruppo, sempre più orientata a un progresso internazionale, Piko è uno strumento che ci consente di offrire un servizio nell’interesse dei clienti di tutti e tre i paesi in cui operiamo.